2款免費流程圖軟體推薦,可用來取代Microsoft Visio

流程圖軟體就是將複雜的系統、構想,轉換成閱讀性高的視覺化圖形,達到有效率的溝通與正確訊息的傳遞。透過將工作流程、系統架構或新穎概念拆解成有意義的小分類,透過符號、方塊、文字的組合,可以讓團隊更容易抓到大方向,進而與目標客群達到良性溝通的目的。你有繪製流程圖的需求嗎?流程圖軟體都需要付費嗎?

這篇文章會介紹兩款免費軟體,在操作上雖然與 Microsoft Visio 不太一樣。在本質上,這 3 款軟體一樣都能夠將數字和資訊轉換為具影響力的內容。在操作方面,這兩款免費軟體還不算太複雜,會發生窒礙難行的情況而導致放棄,共同的優點:【1】、完全免費。【2】、合法使用。【3】、提供基本符號與圖示。

如何製作流程圖呢?

相信大家都知道【文不如表,表不如圖】的道理,圖文並茂的內容,往往可以達到事半功倍的效果。在傳統上,大家都有過在筆記本上潦草畫下流程圖的經驗,這種方式的缺點:
– 不利於修改內容。
塗鴉太多次後,內容反而很雜亂!
– 不利於分享、傳遞。
必須藉由相機或掃描機,才能將內容傳遞給多人。
– 不利於保存。
筆記本受潮、遺失後,內容也跟著消失了。

所以,應該要依循以下五個步驟,使用電腦軟體方式來建立合理且有用的流程圖。

10-yEd-graph-editor-how-to-edit-flowchart

繪製流程圖建議步驟

Total Time: 2 hours

先確定整個流程圖的全貌

確定想要繪製哪個流程的流程圖,以及什麼類型的流程圖。或者是,想要將自身想法,透過流程圖方式具體的傳遞給對方了解。

將事件、工作、任務進行分類

通常會將同性質的事件,分類在同一層次、階層、方塊。使用線段、箭頭或圖示做為有意義的連結或上下游溝通。

使用正確的符號、圖示將想法呈現出來

往往需要在圖示或方塊旁,添加註解或有意義的資訊做為輔助說明。

使用電腦軟體方式來繪製流程圖

挑選適合自己的軟體將內容電子化,即使是 Microsoft Office 軟體也是可以完成基本的流程圖。

反覆確認內容、修改內容

強力建議要跟團隊或受眾進行討論,找出流程方面或系統架構方面的盲點,進行修正。

免費流程圖軟體推薦

diagrams.net

02 diagrams.net app dashboard

特色:
1、diagrams.net 就是 draw.io
2、免費開源跨平台軟體
3、提供線上版本與單機版本
4、相容於 Linux, macOS, and Windows
5、在 2000 年時成立於英國
6、支援繁體中文
7、支援格式:PNG, JPEG, SVG, and PDF
8、整合雲端服務:Dropbox, OneDrive, Google Drive, GitHub, and GitLab.com.

yEd

03 yEd - graph editor logo

特色:
1、直覺式圖形操作介面
2、免費跨平台軟體
3、提供線上版本(yEd Live)與單機版本(yEd)
4、相容於 Unix/Linux, macOS, and Windows
5、在 2001 年時成立於德國
6、不支援繁體中文
7、支援格式:PDF, SWF, EMF, SVG, JPEG, GIF, PNG, or HTML image maps.
8、支援從 Excel 匯入資料、內嵌於 Confluence、自動排版

完美取代Microsoft Visio流程圖軟體的原因

在工作流程圖方面,根據每個人的需求,會產生不同的內容。例如:
– 專案管理流程圖
– SOP 流程圖
– 庫存管理系統流程圖
– 簽核流程圖
– 生產管理流程圖
– 資料分析流程圖
– 公司組織架構圖

同時也可以利用這類的軟體,繪製系統方塊圖,在溝通上面真的可以立即找出雙方討論的盲點在哪裡,也可以表達自身想法的範圍與前提。在前一篇文章中(安裝 Mesh WiFi 的地雷!),就是利用架構圖的方式,清楚傳遞安裝的細節。

以下分別是使用 Microsoft Visio、diagrams.net 與 yEd – Graph Editor 完成的流程圖範例,基本上,這些軟體都可以將想法繪製成視覺化圖形,在團隊中提高溝通效率。對於小資族而言,可以優先考慮免費且合法的軟體。在功能方面,對比 Microsoft Visio 可以說是毫不遜色!

Microsoft Visio 範例

網站:https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365/visio/flowchart-software
購買方式:訂閱制或買斷式
優點:提供現成的流程圖範本和數千個可自訂的圖形、即時共同作業
缺點:價格昂貴
適合領域:組織圖、樓面規劃、腦力激盪、網路圖表、流程圖

04 Microsoft Visio 流程圖軟體 - system block diagram example
Microsoft Visio 範例:系統架構圖

diagrams.net 範例

網站:https://www.diagrams.net/
購買方式:免費開源跨平台軟體
優點:整合雲端服務、支援 Google文件、Google雲端硬碟、G Suite
缺點:與其它軟體的相容性不佳、線上版需頻繁儲存到硬碟,避免資料沒有被儲存導致做白工
適合領域:流程圖、線框、UML圖、組織圖、網絡圖

【1】、連上 diagrams.net 網址
【2】、選擇儲存裝置

06 diagrams.net 流程圖軟體 - website
diagrams.net 網址

【1】、預設的流程圖範本
【2】、選擇儲存檔案格式
【3】、選擇工作流程圖樣式
【4】、輸入檔名

07 diagrams.net 工作流程圖範本 - template
diagrams.net 工作流程圖範本

在編輯視窗左下角【更多圖形】,允許使用者匯入更多圖示。

08 diagrams.net - Edit area
diagrams.net 新增圖示

yEd – Graph Editor 範例

網站:https://www.yworks.com/products/yed
購買方式:免費跨平台軟體
優點:一鍵自動排版、匯入 Excel 資料完成流程圖
缺點:提供的圖示數量有限、無流程圖範本
適合領域:業務流程模型和標記法(Business Process Model and Notation)、網路圖、組織圖、流程圖、社會網絡圖、類別圖

05 yEd 流程圖軟體 - organization chart example
yEd – Graph Editor 範例:組織圖

【1】、編輯視窗
【2】、預設圖示區

09 yEd graph editor - Edit area
yEd 編輯視窗

yEd – Graph Editor 最吸引我的功能就是:從 Excel 匯入表格資料後,能自動排版成流程圖的內容。過程中當然需要做一些設定,這就是為什麼我會認為 yEd 的進入門檻稍高的原因。假使不需要這項功能的話,其實在操作上就跟另兩款軟體差不多容易。

從 Excel 匯入表格資料後,轉換成圖形內容有什麼好處呢?假使想要比對兩支手機的規格,往往是用【表格】功能來呈現資料,但是在解析度小的裝置上,容易發生不容易閱讀或版面不美觀的狀況。這時候,用圖片方式呈現資料內容,就減少這種缺點了。

心得分享

首先,3 款軟體的共通點有:
1、字型、大小、顏色、漸層、線條…都可以自由設定
2、物件都可以微調格點位置進行對齊,接點可以自行增加方便線條連接
3、提供基本圖示,方便繪製易於理解
4、增加註解容易

相異點就很多了,畢竟歐美軟體公司產出的軟體,都會具備一些獨家功能在自身產品上面,很少會看到相似度極高的抄襲作品。

Visiodiagrams.netyEd
費用NT13,490免費免費
國家美國英國德國
繁體
中文
支援支援
匯入
Excel
資料
支援
自動
排版
支援
市佔率普通
Mind
map
支援
雲端
整合
支援
iOS支援
流程圖範本支援支援
學習
曲線
普通
Visiodiagrams.netyEd
相異點列表

專案管理流程圖常見問題

Microsoft Visio、diagrams.net、yEd 都是免費軟體嗎?

Microsoft Visio 只有付費版本,並不提供免費版本。
diagrams.net、yEd 這兩款是免費軟體。

流程圖範本實用嗎?

個人心得是:很少有機會是將自己的想法直接套用在範本上完成流程圖繪製。
大多數的案例都是參考範本,來縮短美化流程圖的時間。

Microsoft Visio、diagrams.net、yEd 容易學習嗎?

因為 Microsoft Visio、diagrams.net 都有提供流程圖範本,所以在學習上多少能節省時間。再者,網路上的資源也容易取得,所以這兩款軟體相對於 yEd 的門檻算低了!

Microsoft Office – Word, PowerPoint, Excel 可以繪製流程圖嗎?

可以。但是有很多限制,譬如:
– Word:適合簡易型流程圖,太多線段、箭頭、圖示….等,相對會花更多時間排版
– PowerPoint:圖面大小被限制
– Excel:物件格點無法自動對齊

如何挑選流程圖軟體呢?

挑選適合自己使用的軟體其實很簡單,只需要問自己【時間】跟【金錢】哪個重要?以下是個人想法:

– 無預算考量:可以考慮 Microsoft Visio
– 有預算考量:可以考慮免費軟體
【1】、初期願意花時間學習進入門檻高的軟體,上手後可以快速完成多變樣式的圖形化內容:可以考慮 yEd
【2】、需要省錢+速成:可以考慮 diagrams.net