流程圖軟體就是將複雜的系統、構想,轉換成閱讀性高的視覺化圖形,達到有效率的溝通與正確訊息的傳遞。透過將工作流程、系統架構或新穎概念拆解成有意義的小分類,透過符號、方塊、文字的組合,可以讓團隊更容易抓到大方向,進而與目標客群達到良性溝通的目的。你有繪製流程圖的需求嗎?流程圖軟體都需要付費嗎?
這篇文章會介紹兩款免費軟體,在操作上雖然與 Microsoft Visio 不太一樣。在本質上,這 3 款軟體一樣都能夠將數字和資訊轉換為具影響力的內容。在操作方面,這兩款免費軟體還不算太複雜,會發生窒礙難行的情況而導致放棄,共同的優點:【1】、完全免費。【2】、合法使用。【3】、提供基本符號與圖示。
Table of Contents
如何製作流程圖呢?
相信大家都知道【文不如表,表不如圖】的道理,圖文並茂的內容,往往可以達到事半功倍的效果。在傳統上,大家都有過在筆記本上潦草畫下流程圖的經驗,這種方式的缺點:
– 不利於修改內容。
塗鴉太多次後,內容反而很雜亂!
– 不利於分享、傳遞。
必須藉由相機或掃描機,才能將內容傳遞給多人。
– 不利於保存。
筆記本受潮、遺失後,內容也跟著消失了。
所以,應該要依循以下五個步驟,使用電腦軟體方式來建立合理且有用的流程圖。

繪製流程圖建議步驟
Total Time: 2 hours
先確定整個流程圖的全貌
確定想要繪製哪個流程的流程圖,以及什麼類型的流程圖。或者是,想要將自身想法,透過流程圖方式具體的傳遞給對方了解。
將事件、工作、任務進行分類
通常會將同性質的事件,分類在同一層次、階層、方塊。使用線段、箭頭或圖示做為有意義的連結或上下游溝通。
使用正確的符號、圖示將想法呈現出來
往往需要在圖示或方塊旁,添加註解或有意義的資訊做為輔助說明。
使用電腦軟體方式來繪製流程圖
挑選適合自己的軟體將內容電子化,即使是 Microsoft Office 軟體也是可以完成基本的流程圖。
反覆確認內容、修改內容
強力建議要跟團隊或受眾進行討論,找出流程方面或系統架構方面的盲點,進行修正。
免費流程圖軟體推薦
diagrams.net

特色:
1、diagrams.net 就是 draw.io
2、免費開源跨平台軟體
3、提供線上版本與單機版本
4、相容於 Linux, macOS, and Windows
5、在 2000 年時成立於英國
6、支援繁體中文
7、支援格式:PNG, JPEG, SVG, and PDF
8、整合雲端服務:Dropbox, OneDrive, Google Drive, GitHub, and GitLab.com.
yEd

特色:
1、直覺式圖形操作介面
2、免費跨平台軟體
3、提供線上版本(yEd Live)與單機版本(yEd)
4、相容於 Unix/Linux, macOS, and Windows
5、在 2001 年時成立於德國
6、不支援繁體中文
7、支援格式:PDF, SWF, EMF, SVG, JPEG, GIF, PNG, or HTML image maps.
8、支援從 Excel 匯入資料、內嵌於 Confluence、自動排版
完美取代Microsoft Visio流程圖軟體的原因
在工作流程圖方面,根據每個人的需求,會產生不同的內容。例如:
– 專案管理流程圖
– SOP 流程圖
– 庫存管理系統流程圖
– 簽核流程圖
– 生產管理流程圖
– 資料分析流程圖
– 公司組織架構圖
同時也可以利用這類的軟體,繪製系統方塊圖,在溝通上面真的可以立即找出雙方討論的盲點在哪裡,也可以表達自身想法的範圍與前提。在前一篇文章中(安裝 Mesh WiFi 的地雷!),就是利用架構圖的方式,清楚傳遞安裝的細節。
以下分別是使用 Microsoft Visio、diagrams.net 與 yEd – Graph Editor 完成的流程圖範例,基本上,這些軟體都可以將想法繪製成視覺化圖形,在團隊中提高溝通效率。對於小資族而言,可以優先考慮免費且合法的軟體。在功能方面,對比 Microsoft Visio 可以說是毫不遜色!
Microsoft Visio 範例
網站:https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365/visio/flowchart-software
購買方式:訂閱制或買斷式
優點:提供現成的流程圖範本和數千個可自訂的圖形、即時共同作業
缺點:價格昂貴
適合領域:組織圖、樓面規劃、腦力激盪、網路圖表、流程圖

diagrams.net 範例
網站:https://www.diagrams.net/
購買方式:免費開源跨平台軟體
優點:整合雲端服務、支援 Google文件、Google雲端硬碟、G Suite
缺點:與其它軟體的相容性不佳、線上版需頻繁儲存到硬碟,避免資料沒有被儲存導致做白工
適合領域:流程圖、線框、UML圖、組織圖、網絡圖

【1】、連上 diagrams.net 網址
【2】、選擇儲存裝置

【1】、預設的流程圖範本
【2】、選擇儲存檔案格式
【3】、選擇工作流程圖樣式
【4】、輸入檔名

在編輯視窗左下角【更多圖形】,允許使用者匯入更多圖示。

yEd – Graph Editor 範例
網站:https://www.yworks.com/products/yed
購買方式:免費跨平台軟體
優點:一鍵自動排版、匯入 Excel 資料完成流程圖
缺點:提供的圖示數量有限、無流程圖範本
適合領域:業務流程模型和標記法(Business Process Model and Notation)、網路圖、組織圖、流程圖、社會網絡圖、類別圖

【1】、編輯視窗
【2】、預設圖示區

yEd – Graph Editor 最吸引我的功能就是:從 Excel 匯入表格資料後,能自動排版成流程圖的內容。過程中當然需要做一些設定,這就是為什麼我會認為 yEd 的進入門檻稍高的原因。假使不需要這項功能的話,其實在操作上就跟另兩款軟體差不多容易。
從 Excel 匯入表格資料後,轉換成圖形內容有什麼好處呢?假使想要比對兩支手機的規格,往往是用【表格】功能來呈現資料,但是在解析度小的裝置上,容易發生不容易閱讀或版面不美觀的狀況。這時候,用圖片方式呈現資料內容,就減少這種缺點了。
心得分享
首先,3 款軟體的共通點有:
1、字型、大小、顏色、漸層、線條…都可以自由設定
2、物件都可以微調格點位置進行對齊,接點可以自行增加方便線條連接
3、提供基本圖示,方便繪製易於理解
4、增加註解容易
相異點就很多了,畢竟歐美軟體公司產出的軟體,都會具備一些獨家功能在自身產品上面,很少會看到相似度極高的抄襲作品。
Visio | diagrams.net | yEd | |
---|---|---|---|
費用 | NT13,490 | 免費 | 免費 |
國家 | 美國 | 英國 | 德國 |
繁體 中文 | 支援 | 支援 | 無 |
匯入 Excel 資料 | 無 | 無 | 支援 |
自動 排版 | 無 | 無 | 支援 |
市佔率 | 高 | 普通 | 低 |
Mind map | 支援 | 無 | 無 |
雲端 整合 | 無 | 支援 | 無 |
iOS | 支援 | 無 | 無 |
流程圖範本 | 支援 | 支援 | 無 |
學習 曲線 | 普通 | 低 | 高 |
Visio | diagrams.net | yEd |
專案管理流程圖常見問題
Microsoft Visio、diagrams.net、yEd 都是免費軟體嗎?
Microsoft Visio 只有付費版本,並不提供免費版本。
diagrams.net、yEd 這兩款是免費軟體。
流程圖範本實用嗎?
個人心得是:很少有機會是將自己的想法直接套用在範本上完成流程圖繪製。
大多數的案例都是參考範本,來縮短美化流程圖的時間。
Microsoft Visio、diagrams.net、yEd 容易學習嗎?
因為 Microsoft Visio、diagrams.net 都有提供流程圖範本,所以在學習上多少能節省時間。再者,網路上的資源也容易取得,所以這兩款軟體相對於 yEd 的門檻算低了!
Microsoft Office – Word, PowerPoint, Excel 可以繪製流程圖嗎?
可以。但是有很多限制,譬如:
– Word:適合簡易型流程圖,太多線段、箭頭、圖示….等,相對會花更多時間排版
– PowerPoint:圖面大小被限制
– Excel:物件格點無法自動對齊
如何挑選流程圖軟體呢?
挑選適合自己使用的軟體其實很簡單,只需要問自己【時間】跟【金錢】哪個重要?以下是個人想法:
– 無預算考量:可以考慮 Microsoft Visio
– 有預算考量:可以考慮免費軟體
【1】、初期願意花時間學習進入門檻高的軟體,上手後可以快速完成多變樣式的圖形化內容:可以考慮 yEd
【2】、需要省錢+速成:可以考慮 diagrams.net